Trong thờI buổi kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc đáp ứng ngay lập tức và chính xác nhu cầu của khách hàng đã trở nên một vấn đề sống còn.

Việc chăm sóc khách hàng có thể bắt đầu bằng cách tiếp nhận và trả lời các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng về các sản phẩm hay dịch vụ, chương trình khuyến mãi…rồI tiến tới chủ động giao tiếp với khách hàng bằng cách tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng, giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới.

Từ đó hình thành các mốI quan hệ khách hàng và quá trình giao dịch với khách hàng. Dần dần khi số lượng khách hàng ngày càng lớn, các mốI quan hệ với khách hàng ngày càng phức tạp hoặc đòi hỏI tính chuyên nghiệp cao hơn, các doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm các công cụ quản lý các mốI quan hệ khách hàng. Chức năng Quản lý quan hệ khách hàng của S-Office là công cụ đắc lực hỗ trợ công việc quản lý khách hàng của bạn.

Phân hệ này có năm phần cơ bản.

• Thứ nhất là đa dạng hoá thông tin khách hàng với hệ thống lưu trữ, cập nhật và khai thác tên, địa chỉ, ngành nghề, quy mô doanh số…(thông tin cứng) của khách hàng.
• Thư hai là quản lý tất cả các chủ thể liên quan đến khách hàng mà khi cần có thể tra cứu ngay lập tức.
• Thứ ba là toàn bộ thông tin lịch sử giao dịch của công ty với khách hàng như các công việc liên quan, thông tin phát sinh trong quá trình giao dịch, đơn hàng, sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng đã mua … .
• Thứ tư là hệ thống quản lý thông tin sản phẩm, dịch vụ: Quản lý và lưu trữ thông tin về sản phẩm, dịch vụ nhằm có thể cung cấp thông tin cho khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng tư vấn cho khách hàng sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của mình.
• Thứ 5 là hệ thống gửi Email Marketing: Hỗ trợ việc gửi các thông tin về sản phẩm dịch vụ mới hay các chương trình khuyến mãi đến khách hàng qua email bằng công cụ Email Marketing chuyên nghiệp.

Đối với nhân viên kinh doanh:

• Quản lý thông tin về khách hàng 
• Quản lý thông tin những nguời liên hệ của khách hàng mình quản lý
• Quá trình giao dịch với khách hàng
• Lên kế hoạch giao dịch với khách hàng
• Lên lịch hẹn làm việc với khách hàng
• Cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất

Đối với người quản lý:

• Tìm kiếm khách hàng
• Tìm kiếm nhanh chóng thông tin về chủ thể liên hệ khi cần liên lạc với khách hàng. 
• Phân quyền quản lý và chăm sóc khách hàng cho từng nhân viên, phòng ban quản lý
• Quản lý thông tin về sản phẩm, dịch vụ hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh một cách nhanh chóng, chính xác khi có yêu cầu của khách hàng
• Email Marketing cho phép gửi thông tin đến nhiều khách hàng cùng 1 lúc
• Tìm kiếm những sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng đã mua cũng như quá trình giao dịch với khách hàng. 
• Thông tin khách hàng vẫn được đảm bảo kể cả khi có sự thay đổi về nhân sự: Nhân viên kinh doanh, người nắm giữ thông tin và trực tiếp giao dịch với khách hàng. Khi một nhân viên kinh doanh nghỉ việc và mang theo những khách hàng của công ty sẽ gây thiệt hại cho công ty trong việc kinh doanh. Với việc sủ dụng chức năng phân quyền truy cập và cập nhật hệ thống quản lý thống tin khách hàng, người quản lý sẽ nắm bắt được những khách hàng do nhân viên đó đảm nhận để có những điều chỉnh hợp lý.

Hình: Minh họa chức năng Quản lý Quan hệ khách hàng

Top...